En hel arbetsdag på 3 timmar

Jag får ofta frågan om hur jag har tid att göra allting som jag pysslar med i mitt liv. Företagande, investeringar, 7-10h träning i veckan och samtidigt ha två småbarn hemma. Igår hade vi några vänner över på middag och då hade vi en diskussion, eller kanske mer att jag förde en monolog, om detta som inspirerade mig till att skriva ett inlägg om just arbetseffektivitet i ett kontorsarbete. 

För mig handlar effektivitet till 100 % om att ha ett system, eller kanske en rutin, som ser till att man lägger sin tid på rätt saker. Jag, eller kanske min hjärna, är inte kapabel att realtidsprioritera allting i min arbetsvardag så jag behöver ett system som hjälper mig.

Mitt system och mitt tillvägagångssätt kan för många garanterat kännas lite fyrkantigt och stelt, men för mig är detta en fullständig nödvändighet. Om det beror på att jag har någon form av bokstavskombination eller bara är en människa som naturligt tar på mig allt för många uppgifter, det vet jag helt enkelt inte.

Jag har jobbat med “kunskapsyrken” och “kontorsjobb” i snart 15 år, men det är först på senare år som jag verkligen fått ordning på mig själv och min egen förmåga. Behovet av att ha ordning på min effektivitet och mitt arbete har alltid funnits, men det är de sista åren allting ställts på sin spets och jag verkligen tvingats ta tag i detta “problem”. De första åren så tyckte jag att jag hade koll. Jag var upptagen precis hela tiden, dagarna gick i ett och jag var generellt otroligt upptagen.

För ganska många år sen i IT-världen fick jag lära mig skillnaden mellan utilisation (kapacitetsutnyttjande) och throughput (vad man faktiskt levererar). Det otroligt pedagogiska exemplet som lyftes fram var en bilväg. En bilväg med 100 % kapacitetsutnyttjande känns ju helt superoptimalt, supereffektivt! Problemet är bara att man inte kommer någonstans, det är en bilkö där alla bilar står still. 100 % användning och 100 % värdelöst. En välfungerande bilväg har istället ett lägre utnyttjande men samtidigt en högre throughput. Genom att använda mindre av kapaciteten kommer hastigheten bli högre och saker kommer att röra sig fortare. Att öka kapacitetsutnyttjandet är en fälla! (googla gärna om “The resource utilisation trap”. 

Flytta den här analogin in i ditt arbetsvardag så inser du fort att du ofta har närmre 100 % resursutnyttjande av din egen tid på bekostnad av vad du levererar. Kalendern är smockfull, mötena avlöser varandra och det finns inte en enda ledig sekund på dina 40+ arbetstimmar. Supereffektivt, om det nu vore så att arbetsgivaren vill att du är så upptagen som möjligt. Problemet är bara att det här är ett stort självbedrägeri. Det handlar inte om att vara mest upptagen, det handlar om att producera mest värde. 

Jag är otroligt glad att jag sprang på detta koncept som har färgat och utvecklat så mycket av mina tankar. Lärdomen där och då var hur vi skulle prioritera vår IT-utveckling för att få så mycket funktionalitet som möjligt levererad, men lärdomen är väldigt brett applicerbar. 

För att komma vidare med min egen arbetseffektivitet har jag plöjt böcker om produktivitet, prioriteringssystem, koncentrationsförmåga, anteckningssystem och precis allting däremellan. Det jag kommer försöka presentera nedan är vad jag kommit fram till är vad som fungerar för mig. Kanske fungerar det inte för dig, men för mig gör det precis hela skillnaden. Det här är anledningen till att jag är (inte särskilt ödmjukt men inte mindre sant för det) mer än dubbelt så effektiv som medelsvensson. 

Varje morgon vid datorn börjar jag min dag på exakt samma sätt. Det går till såhär:

Jag måste börja varje morgon med att gå igenom min inbox. Det viktigaste här är att jag sätter en timer på 10 minuter innan jag börjar. Enbart mejl som tar under 20 sekunder att svara på får besvaras (i praktiken kalenderinbjudningar). Ifall någonting akut i mejlboxen behöver tas tag i omgående så skrivs det in på dagens to-do. När detta är gjort stänger jag av mejlprogrammet så det inte plingar och stör mig under arbetet. Jag kommer läsa igen inom ett par timmar och om avsändaren inte kan vänta 3 timmar på att jag läser så har avsändaren valt fel kommunikationsväg, hen borde ha ringt/skickat sms (när man faktiskt får ringa är ett annat tema jag får återkomma till..).

Efter det går jag igenom min långsiktiga to-do-lista och kollar vilka punkter därifrån som behöver flyttas över till dagens att-göra. För min långsiktiga lista använder jag appen Todoist men för de dagliga listorna kör jag papper och penna.

Nu har jag en bruttolista på saker jag behöver ta tag i idag. Dessa prioriterar jag i ordning och skriver upp på en skarp lista. 

Min dagliga lista över saker att göra får aldrig innehålla fler än 5 punkter. Så fort man skriver in mer än 5 aktiviteter så börjar man ljuga för sig själv. Oftast kommer man inte i mål med sin lista. Jag föredrar korta listor som man kommer i mål med och så man kan börja om och ta ett nytt grepp.

Som generell prioritering så rekommenderar jag att man alltid tar aktiviteter som handlar om nya affärer först, befintliga affärer som nummer två och riktiga surdegar sist. Ofta leder det till att de riktiga surdegarna fortsätter att knuffas vidare men bättre det än att nya affärer prioriteras bort. Om surdegarna hade varit kritiska hade de kommit upp högt på prioritetslistan, och om de inte är så kritiska så kan de gott få fortsätta vara just surdegar.. 

När jag väl har min lista på 5 punkter så bestämmer jag hur lång tid varje aktivitet maximalt får ta. Att svara på ett viktigt och brådskande mejl kanske är 10 minuter. Att skicka en prioriterad offert tar kanske 20. Att gå igenom en upphandling kanske tar 90. Att gå igenom inboxen “ordentligt” kanske tar 30. En typisk daglig lista för mig kan se ut ungefär såhär:

1. Svara på kund X’s fråga om det nya projektet (10 min)
2. Uppdatera offert på produkt Y enligt diskussion på möte igår (10 min)
3. Gå igenom avtalsförslag från kund Z och skicka feedback (60 min)
4. Gå igenom materialet på förändrade lagkrav på europeiska marknaden för kund Z (40 min)
5. Beta av och svara på mejl i inboxen, bakifrån tidsmässigt (30 min)

Sedan bestämmer jag nästa tillfälle jag ska öppna mejlen, oftast är detta om 2-3 timmar. Nu är det dags att börja beta av listan. 

Jag ställer en timer på varje aktivitet och när klockan väl ringer så måste jag avsluta och bli klar inom 5 minuter. Detta är otroligt viktigt och jag återkommer till varför i ett senare inlägg. 

När dagens to-do-lista betats av och det är tomt i kalendern så blir det ofta en ett kortare träningspass på 30-45 minuter för att rensa huvudet och återfå lite energi. Efter det så börjar jag om min arbetsdag från ruta 1 och går igenom mejlen för att sedan prioritera och sätta igång med de uppgifterna som nu blir på agendan. Eftersom det mest kritiska för dagen nu har betats av så öppnar det upp för lite friare aktivitet. I min roll som vd blir eftermiddagarna mycket “blue sky”. Jag gör lite kalkyler på befintlig lönsamhet inom något område jag är intresserad av. Funderar över någon ny kund eller nytt kundsegment vi borde ta tag i. Jag gräver lite i vad en konkurrent satsat på det sista året. Tittar på materialet om den där nya maskinen som en av våra leverantörer försöker pitcha, osv. 

Genom att vara stenhård med min tid på förmiddagen så kan jag tillåta mig själv att vara mer utforskande på eftermiddagen. Jag behöver mycket “fri” tid. Det är där jag hittar nya idéer och där jag verkligen kan utveckla företaget och affärerna. För mig är detta ett perfekt upplägg. 

Jag har kört detta system någorlunda slaviskt i ett par år nu och tycker det är källan till all min arbetseffektivitet. Det viktigaste blir gjort, saker hålls ordning på och framförallt får jag kontroll över vad jag faktiskt lägger min tid på. 

Vilka faktorer som är extra viktiga för att lyckas med detta system och för att få ut maximalt av detta får bli ett tema för ett framtida inlägg, kanske nästa. Vi får se! 

Har du ett system? Har du testat? Om inte: tror du verkligen du klarar dig bättre utan?